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Générateur de message répondeur professionnel

Renseignez votre activité et le motif de votre absence, récupérez un texte prêt à enregistrer. Les exemples plus bas servent de modèles à adapter.

Options du message

Exemples de messages de répondeur, par situation

Huit situations qui couvrent la quasi-totalité des cas. Reprenez la structure en remplaçant le nom, les dates et les horaires.

Message répondeur pour fermeture congés

Le cas le plus demandé. Donnez la date de retour, pas la durée : l'appelant retient mal « trois semaines », il retient « le 25 août ».

Bonjour, vous êtes bien chez Dupont Plomberie. Notre entreprise est fermée pour congés jusqu'au lundi 25 août inclus. Nous reprenons les appels le mardi 26 août à 8h. Vous pouvez nous laisser votre nom, votre numéro et la nature de votre demande, nous vous rappelons dès notre retour. Pour une urgence pendant cette période, envoyez-nous un SMS au même numéro. Merci et à bientôt.

Message répondeur fermeture congés Noël

Sur la fin d'année, précisez les deux dates de coupure si vous rouvrez entre Noël et le Nouvel An. C'est la question numéro un des appelants.

Bonjour, vous avez joint l'agence Horizon Immo. Nos bureaux sont fermés du mardi 24 décembre au mercredi 1er janvier inclus. Nous vous accueillons à nouveau le jeudi 2 janvier à partir de 10h. Vous pouvez consulter nos annonces et demander une visite à tout moment sur notre site. Laissez-nous vos coordonnées, nous vous recontactons dès la réouverture. Toute l'équipe vous souhaite de belles fêtes.

Message répondeur congé d'été

En été, l'appelant cherche surtout à savoir s'il doit attendre ou aller voir ailleurs. Une alternative de contact évite de le perdre.

Bonjour, vous êtes bien au cabinet Maître Durand et Associés. Notre accueil est fermé pour la période estivale, du lundi 4 août au vendredi 22 août. Pour une demande urgente concernant un dossier en cours, adressez-nous un e-mail à [email protected] en précisant votre référence de dossier. Nous reprenons les appels le lundi 25 août à 9h. Merci de votre compréhension.

Message répondeur fermeture exceptionnelle

Une fermeture imprévue inquiète. Dites la raison en trois mots et surtout quand vous revenez, sinon l'appelant rappelle en boucle.

Bonjour, vous avez joint la boutique Céramique du Port. Nous sommes exceptionnellement fermés aujourd'hui pour raisons techniques. Nous rouvrons demain à 10h aux horaires habituels, du mardi au samedi de 10h à 19h. Vous pouvez nous écrire à [email protected], nous répondons dans la journée. Merci de votre patience.

Annonce répondeur pour un magasin

En commerce, les deux informations qui comptent sont les horaires et l'adresse. Le reste allonge le message pour rien.

Bonjour et bienvenue chez Céramique du Port. Nous sommes actuellement fermés. Notre boutique est ouverte du mardi au samedi, de 10h à 19h, au 12 quai des Chartrons à Bordeaux. Pour connaître nos disponibilités ou réserver un article, laissez-nous un message avec votre nom et votre numéro, nous vous rappelons dès l'ouverture. À très vite.

Message répondeur professionnel sur un portable

Sur mobile, on est souvent en déplacement plutôt que fermé. Dites-le, et annoncez un délai de rappel que vous tiendrez.

Bonjour, vous êtes bien chez Dupont Plomberie. Je suis en intervention et je ne peux pas décrocher. Laissez-moi votre nom, votre numéro et la nature du problème, je vous rappelle dans la journée. Pour une fuite importante ou une coupure d'eau, envoyez-moi un SMS au même numéro, je traite ces demandes en priorité. Merci.

Message répondeur d'un cabinet médical

Un point à ne pas oublier : la messagerie vocale n'est pas un canal sûr pour des données de santé. Cadrez-le dès l'accueil.

Bonjour, vous avez joint le cabinet du Docteur Lefebvre. Notre secrétariat est actuellement fermé. Nous sommes disponibles du lundi au vendredi de 8h à 19h et le samedi matin de 9h à 12h. Pour prendre ou modifier un rendez-vous, utilisez notre agenda en ligne. En cas d'urgence médicale, composez le 15. Merci de ne pas laisser d'informations médicales sur cette messagerie, elle n'est pas un canal confidentiel.

Message répondeur en dehors des horaires

Le message le plus utilisé de l'année, et le plus souvent bâclé. Les horaires suffisent, inutile de lister les jours fériés.

Bonjour, vous êtes bien chez Garage Marceau. Notre atelier est fermé pour le moment. Nous vous accueillons du lundi au vendredi, de 8h à 12h et de 14h à 18h. Laissez-nous votre nom, votre numéro et votre demande, nous vous rappelons dès l'ouverture. Pour un devis, vous pouvez aussi nous écrire à [email protected]. Merci et à bientôt.

Ce qu'un message répondeur professionnel doit contenir

Un bon message tient en moins de 30 secondes. Au-delà, l'appelant raccroche avant la fin. Cinq éléments sont indispensables, dans cet ordre.

  1. 1

    L'identité de l'entreprise. Les premières secondes confirment à l'appelant qu'il a composé le bon numéro.

  2. 2

    L'indisponibilité et sa raison. Soyez précis. « Nous sommes indisponibles pour le moment » n'apprend rien à l'appelant.

  3. 3

    Les horaires d'ouverture. Format court. Pas de liste détaillée des jours fériés, ça allonge le message pour rien.

  4. 4

    Une alternative de contact. E-mail, SMS, formulaire, prise de rendez-vous en ligne. L'appelant doit pouvoir agir sans rappeler.

  5. 5

    L'invitation à laisser un message. Précisez ce que vous attendez : nom, numéro de rappel, objet. Un message vague génère des rappels à l'aveugle.

Messages vocaux et RGPD : les points à organiser

La voix, le numéro et ce que l'appelant raconte dans son message peuvent être des données personnelles. Le message d'accueil n'est qu'une partie de la démarche : il ne suffit pas, à lui seul, à rendre votre messagerie conforme.

Informer au moment où vous recueillez

L'information se donne au moment de la collecte, donc avant le bip, et elle peut se faire en plusieurs niveaux : le message d'accueil donne l'essentiel, le nom de l'entreprise, ce à quoi sert l'enregistrement et où trouver le reste. Une adresse web courte suffit comme second niveau.

Fixer une durée adaptée, pas une durée toute faite

Le RGPD ne donne pas de durée unique pour les messages vocaux : elle se déduit de ce à quoi sert la donnée. Déterminez cette durée, indiquez-la dans votre information complète, supprimez à l'échéance, et vérifiez les règles propres à votre secteur. Le délai de six mois que l'on croise souvent vient d'une recommandation sur l'écoute des appels des salariés par leur employeur, un tout autre sujet.

Définir l'usage et protéger les messages

Déterminez à quoi servent les messages et sur quelle base vous les traitez, ne recueillez que ce qui vous est nécessaire, limitez l'accès aux personnes qui en ont besoin et protégez le stockage (RGPD, articles 5, 6, 12, 13 et 32).

Questions fréquentes

Combien de temps doit durer un message de répondeur professionnel ?

Moins de 30 secondes, soit environ 70 mots. Au-delà, une partie des appelants raccroche avant la fin et n'entend ni vos horaires ni votre adresse e-mail. Le générateur ci-dessus affiche la durée estimée de votre texte pendant que vous le composez.

Que doit contenir un message de répondeur ?

Cinq éléments, dans cet ordre : l'identité de l'entreprise, la raison de votre indisponibilité, vos horaires d'ouverture, une alternative de contact, et l'invitation à laisser un message en précisant ce que vous attendez (nom, numéro, objet).

Faut-il informer l'appelant avant qu'il laisse un message ?

Oui, dès lors que le message permet de recueillir des données personnelles, ce qui est le cas d'un nom et d'un numéro. L'information se donne au moment où vous les recueillez, donc avant le bip. Le message d'accueil peut porter un premier niveau : le nom de l'entreprise, ce à quoi sert l'enregistrement, et où trouver l'information complète.

Combien de temps peut-on conserver les messages vocaux reçus ?

Il n'existe pas de durée unique. Vous fixez une durée nécessaire à ce à quoi sert réellement le message, vous l'indiquez dans votre information complète, et vous supprimez à l'échéance, sauf règle propre à votre secteur. Le délai de six mois que l'on lit souvent vient d'une recommandation de la CNIL sur les dispositifs par lesquels un employeur écoute les appels de ses salariés : il ne s'applique pas à une messagerie vocale ordinaire.

Une mention dans le répondeur suffit-elle à être en règle ?

Non. Elle donne un premier niveau d'information, elle ne rend pas votre messagerie conforme à elle seule. Il reste à définir à quoi servent les messages et sur quelle base vous les traitez, à rendre l'information complète accessible, à fixer une durée de conservation, à protéger les enregistrements et à permettre à l'appelant d'exercer ses droits.

Le générateur envoie-t-il mes informations quelque part ?

Non. Le texte est assemblé dans votre navigateur et rien n'est transmis. Il n'y a ni compte à créer, ni adresse e-mail à donner, et le nom de votre entreprise ne quitte jamais votre appareil.

Et si personne ne tombait sur le répondeur ?

Un bon message limite la casse, il ne prend pas le rendez-vous et ne note pas la demande. Tala décroche à votre place, comprend l'appelant, fixe le rendez-vous et vous transmet le message, y compris pendant vos congés.

Écouter Tala répondre